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公司會議策劃

  
        會議策劃不是簡單的PPT的堆砌,而必須是根據會議的目的借助一定的科學方法和藝術,為決策、計劃而構思、會議策劃設計、制作策劃方案以達到最終的會議效果,好的會議策劃,一定是對具體的執行方案有深入的思考,具有可行性;一定是在某些方面有突破,有新意、有創意才行。
        現代化的會議離不開各種輔助器材,在召開會議之前,就應該把各種輔助器材準備妥當。
        1.桌椅、名牌(現代高檔會議室用桌面智能終端取代傳統名牌)、茶水
        桌椅是最基本的設備,可以根據會議的需要擺成圓桌型或報告型,如果參加會議的人數較多,一般應采用報告型,不需要準備座位牌,如果參加會議的人比較少,一般采用圓桌型,并且要制作座位牌,即名牌,讓與會人員方便就座。但是為了提高會議的檔次及滿足現代會議的需要,一般采用能重復使用的桌面智能終端,推進無紙化的進程,真正體現綠色會議,智能會議的需要。
        會議上的茶水飲料最好準備礦泉水,因為每個人的口味不一樣,有的人喜歡喝茶,有的人喜歡喝飲料,還有的人喜歡喝咖啡,所以如果沒有特別的要求,礦泉水是最能讓每個人都接受的選擇。
        2.簽到簿、名冊、會議議程
        簽到簿的作用是幫助了解到會人員的多少,分別是誰,一方面使會議組織者能夠查明是否有人缺席,另一方面能夠使會議組織者根據簽到簿安排下一步的工作,比如就餐、住宿等。印刷名冊可以方便會議的主席和與會人員盡快地掌握各位參加會議的人員的相關資料,加深了解,彼此熟悉。
        3.黑板、白板、筆
        在有的場合,與會人員需要在黑板或者白板上寫字或畫圖,從而說明問題,雖然視聽設備發展得很快,但是傳統的表達方式依然受到很多人的喜愛,而且在黑板或白板上表述具有即興、方便的特點。此外,粉筆、萬能筆、板擦等配套的工具也必不可少。
        4.各種視聽器材
        現代科技的發展帶來了投影儀、幻燈機、錄像機、鐳射指示筆或指示棒等視聽設備,給人們提供了極大的方便。在召開會議前,必須先檢查各種設備是否能正常使用,如果要用幻燈機,則需要提前做好幻燈片。錄音機和攝像機能夠把會議的過程和內容完整記錄下來,有時需要立即把會議的結論或建議打印出來,這時就需要準備一臺小型的影印機或打印機。
        5.資料、樣品
        如果會議屬于業務匯報或者產品介紹,那么有關的資料和樣品是必不可少的。比如在介紹一種新產品時,單憑口頭泛泛而談是不能給人留下深刻印象的,如果給大家展示一個具體的樣品,結合樣品一一介紹它的特點和優點,那么給大家留下的印象就會深刻得多。
        6.會標、背景板、展板
        會標一般指會議名稱和會議標語橫幅。
        為強化會議效果,許多會議將會標美化、渲染為會議背景板(采用噴繪畫面),特別是一些特殊的如黨代會等,采用噴繪背景板,可將黨徽、旗幟等噴繪在畫面上,從而節約會議成本和準備時間。但采用噴繪寫真畫面時,一定要注意采用環保材料,否則噴繪寫真畫面散發的刺鼻氣味不僅影響會議氛圍,對與會者,尤其是主席臺就坐人員身體健康不利。
        為渲染會議或活動,會場內外放置展板是有效方法。
        基本會議內容編輯
        1、具體分析各種情況作出最完美的會議策劃;
        2、根據會議的級別,選擇會議舉辦地;
        3、根據會議對周邊環境的要求,確定具體舉辦地點;
        4、根據會議的具體情況,確定是否將會議劃分為幾個分會場,選擇分會場的地點,并提前預約。
        流程編輯
        1、搞清楚“想法”
        會議有各種類型,不同的會議需要不同的環境,召開會議是要達到一定的目的和目標。因此第一個重要步驟是問清楚會議主辦方的想法、目的、預算方方面面的信息,通過收集這些信息將避免下一步的策劃構思偏離方向。
        2、搞清楚“思路”
 
        從秘書到公司總裁,每個人多多少少都可能會參與會議的籌劃,只不過有人是專職從事這項工作,有的是兼任此職,但無論參與者有多少,一定要確認一個有經驗的項目負責人,想清楚策劃的步驟、時間推進節點、人員的分工。如果思路不清晰,經驗不到位,往往從策劃的一開始,就會在眾多的意見、指導中迷失方向。
        在你籌劃的思路理清后,你最好向上司、會議主辦人或會議主席描述一下會議的目的和要求達到的結果,如果你們的意見相符,你就可以做下一步的籌劃了。
        3、會議地址的選擇
        會場的選擇,直接關系到會議的風格、形式、規模、預算和檔次,這也是隨后進一步策劃方案的基礎,選擇一個能讓會議組織者和與會者都能滿意的會議場所非常重要,面對眾多的場所,到底怎樣去選擇呢?
        改革開放后,人民大會堂開始面向商業活動開放。為了突出會議的權威性,彰顯企業的高端形象,建議企業舉行重大會議活動選擇高端場地。
        選擇編輯
        1, 列出可供選擇的清單
        必須制作一個會議場所清單表,清單表上需注明會議要求的所有重要條件,便于各個場所的比較和選擇。這一方面,也可以參考SINO-MEETING的會場搜索系統,該系統內的數據將對選擇場地的過程,大大提高效率。
        2, 根據清單綜合考慮會議類型與場所的搭配
        比如研究和開發會議需要有利于沉思默想、靈感涌現的環境;重大的獎勵、表彰型會議一定要有檔次,要引人入勝;對于交易會和新產品展示會,需要選擇有展示空間的場所,會場交通必須便利等等。
        3,親臨現場實地考察
        考察場地非常重要,要做好充分的準備,要約見會議方及場地方都能做決策的人。這樣有利以后解決可能出現的交易問題;要對會議中的重要流程和環節心中有數,在考察場地的時候,能問到的問題越多,今后出現風險的機率就越低。
        4、會議整體規劃
        確定了場地,策劃的工作就進入了快車道,通過以下步驟,整個會議策劃方案就會很快出爐了:整體策劃框架草擬,按照之前的工作和現有的所有信息,先把整個會議的流程和方案想象出來,越具體越好招開策劃動腦會,這個會議上,你需要把專業的會議策劃人士找來,比如SINO-MEETING;也要把主要的決策人員找來,在你的草擬方案基礎上,展開討論和動腦落稿-再討論-修正-再討論,一般,從第一稿的策劃書到最后落實的方案,如果策劃人員經驗到位的話,最多3次往返討論,就可以把方案細化到執行層面,是否到了細化到了執行面,關鍵要看是否已經擬出了“工作時間進程表”“任務分工表”“物品清單”“成本分析表”這幾張最重要的執行文件。
        會都模式編輯
        伴隨著會議市場的發展,一些城市由于其各方面的條件的吸引,成為了炙手可熱的會議舉辦目的地,一種新的城市發展模式誕生了,稱之為會都模式,就是伴隨會議市場發展而形成的會議產業聚集形式,是以會議接待為主導、擁有大規模會議設施、休閑度假項目和酒店接待能力的會議產業聚集場所,包括達到一定規模的會議型度假酒店或行政區域,按照會都影響力范圍可分為國際型、國家型和區域型;按規模可分為城鎮型和度假酒店型;按照規模,可以分為小型、中型、大型。
        會都模式,是會議產業發展到一定程度產生的,我們將其大致概括為三類發展模式:
        1、旅游市場導向型:依附著名的旅游目的地或中轉過境地,借該地觀光旅游之勢,依托旅游市場,導入會議需求,形成觀光旅游型會議聚集,包括以會議方式存在的獎勵旅游和福利旅游等。云安會都是一個典型案例。
        2、城市商務導向型:由大都市的商務會議市場需求拉動,產生聚集效應,形成商務接待與商務會議型會都,多位于經濟繁華大都市郊區。
        3、資源支撐型:由特色、新奇或珍惜的資源所支撐,尤其是與休閑度假緊密相關的資源,如溫泉、滑雪、濱海等,形成休閑度假目的地,其必需的周一至周五及淡季資源利用,形成了對會議市場的規模化開發,產生了會都聚集。
        會都案例編輯
        1、瑞士達沃斯小鎮
        達沃斯風光旖旎,景色如詩如畫,是歐洲人心中的“人間天堂”。然而,世界經濟論壇在此舉行前,它只是個默默無名的小鎮。自首屆論壇以后,達沃斯舉世矚目,開了世界會議旅游史的先河。每年僅該論壇舉辦的幾天內,達沃斯就可收入2000多萬瑞士法郎。 達沃斯立足會議,與瑞士各大旅游名城走差異化路線,憑依經濟論壇揚名后,進一步放大原有的“滑雪勝地”優勢,依托會議帶來的知名效應繼續做大旅游市場。當地又把從會議上的盈利,繼續投入到酒店、餐飲等旅游服務改善之中,形成旅游與會議相輔相成、互相促進的良好局面。如今,達沃斯這個小城要接待來自世界各地的230多萬名游客。
        2、云安會都
        位于昆明這個中轉過境地,依靠昆明乃至云南整個地區的旅游資源優勢,形成以昆明為中心,輻射全省,連接東南亞,集旅游、觀光、度假、娛樂為一體的旅游體系。
        四、會都模式的展望
        中國的會議市場潛力巨大,會都模式已經并將發揮很大作用,爭取做細、功能做全的同時,會都也將有新模式不斷出現。如連鎖型會都、大企業的附屬會都、產業復合型會都和“會展之都”等。
會議策劃意向書的撰寫
        意向書編輯
        預算
        會議及展覽的預算不是一個概念。通常而言,會議預算包括以下幾個方面:
        1、交通費用
        交通費用可以細分為:
        (1)、出發地至會務地的交通費用——包括航班、鐵路、公路、客輪,以及目的地車站、機場、碼頭至住宿地的交通
        (2)、會議期間交通費用——主要是會務地交通費用,包括住宿地至會所的交通、會所到餐飲地點的交通、會所到商務交際場地的交通、商務考察交通以及其他與會人員可能使用的預定交通。
        (3)、歡送交通及返程交通——包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機場、車站、港口交通費用。
        2、會議室/廳費用
        具體可細分為:
        (1)、會議場地租金——通常而言,場地的租賃已經包含某些常用設施,譬如激光指示筆、音響系統、桌椅、主席臺、白板或者黑板、油性筆、粉筆等,但一些非常規設施并不涵蓋在內——比如投影設備、臨時性的裝飾物、展架等,需要加裝非主席臺發言線路時也可能需要另外的預算。
        (2)、會議設施租賃費用——此部分費用主要是租賃一些特殊設備,如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統、會場展示系統、多媒體系統、攝錄設備等,租賃時通常需要支付一定的使用保證金,租賃費用中包括設備的技術支持與維護費用。值得注意的是,在租賃時應對設備的各類功效參數作出具體要求(通常可向專業的會議服務公司咨詢,以便獲得最適宜的性價比),否則可能影響會議的進行。另外,這些會議設施由于品牌、產地及新舊不同,租賃的價格可能相差很大。
        (3)、會場布置費用——如果不是特殊要求,通常而言此部分費用包含在會場租賃費用中。如果有特殊要求,可以與專業的會議服務商協商。
        (4)、其他支持費用——這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務、運輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關系等。基于這些支持均為臨時性質,如果會議主辦方分別尋找這些行業支持的話,其成本費用可能比市場行價要高,如果讓專業會議服務商代理,將獲得價格相對比較低廉且服務專業的支持。
對于這些單項服務支持,主辦方應盡可能細化各項要求,并單獨簽訂服務協議。
        3、住宿費用
        住宿的費用應該非常好理解——值得注意的只是住宿費里面有些價格是完全價格,而有點是需要另外加收政府稅金的。對于會議而言,住宿費可能是主要的開支之一。找專業的會展服務商通常能獲得較好的折扣。
        正常的住宿費除與酒店星級標準、房型等因素有關外,還與客房內開放的服務項目有關——譬如客房內的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯網、水果提供等服務是否開放有關。會議主辦方應明確酒店應當關閉或者開放的服務項目及范圍。
        4、餐飲費用
        會議的餐飲費用可以很簡單,也可以很復雜,這取決于會議議程需要及會議目的。
        (1)、早餐
        早餐通常是自助餐,當然也可以采取圍桌式就餐,費用按人數計算即可(但考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預備,所以預計就餐人數不得與實際就餐人數相差到15%,否則餐館有理由拒絕按實際就餐人數結算——而改為按預定人數收取費用)
        (2)、中餐及午餐
        中餐及午餐基本屬于正餐,可以采取人數預算——自助餐形式,按桌預算——圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費自行采購而非由餐館提供,餐館可能會收取一定數量的服務費用。
        (3)、酒水及服務費
        通常,如果在高星級酒店餐廳就餐,餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費的,如果可以外帶酒水消費,餐廳通常需要加收服務費。在高星級酒店舉辦會議宴會,通常在基本消費水準的基礎上加收15%左右的服務費。
        (4)、會場茶歇
        此項費用基本上是按人數預算的,預算時可提出不同時段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價格通常包含服務人員費用,如果主辦方需要非程序服務,可能需要而外的預算。通常情況下,茶歇的種類可分為西式與中式兩種——西式基本上以咖啡、紅茶、西式點心、水果等為主,中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點心為主。
        (5)、聯誼酒會/舞會
        事實上,聯誼酒會/舞會的預算可能比單獨的宴會復雜,宴會只要設定好餐標與規模,預算很容易計算。但酒會/舞會的預算設計到場地與節目支持,其預算可能需要比較長的時間確認:
        5、視聽設備
        除非在室外進行,否則視聽設備的費用通常可以忽略。如果為了公共關系效果而不得不在室外進行,視聽設備的預算就比較復雜,包括:
        ●設備本身的租賃費用,通常按天計算
        ●設備的運輸、安裝調試及控制技術人員支持費用,可讓會展服務商代理
        ●音源——主要是背景音樂及娛樂音樂選擇,主辦者可自帶,也可委托代理
        c、演員及節目
        通常可以選定節目后按場次計算——預算金額通常與節目表演難度及參與人數正相關。在適宜地點如果有固定的演出,那預算就很簡單,與觀看表演的人數正相關——專場或包場除外。
        d、其他——點心、水果及調制色酒
        6、雜費
        雜費是指會展過程中一些臨時性安排產生的費用,包括打印、臨時運輸及裝卸、紀念品、模特與禮儀服務、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務、臨時保健、翻譯與向導、臨時商務用車、匯兌等等。雜費的預算很難計劃,通常可以在會務費用預算中增列不可預見費用作為機動處理。
        那么,展覽的預算與會議預算相比有什么不同呢?
        展覽預算與會議預算有相同的地方,也有不同的地方——
        相同的地方:住宿費、餐飲費、商務考察費用(如果有考察計劃的話)。
        不同的地方:展覽場地租賃、展覽布置、展品運輸與倉儲、小型新聞發布會或者酒會。
        展覽場地租賃:如果展覽在固定的展覽場地進行,那么展覽場地的租賃預算通常按展位計算。國際標準展位面積通常為3mX3m,隔斷高度在2.3m至2.5m之間。標配設施有射燈、椅子、資料桌、電源。展館業主通常有下列設備可供租賃:展布支架、視聽設備、多媒體設備、裝飾用品、小型搬運工具等。
        如果是在其他公共場所舉辦展覽(譬如市政廣場或者體育場所等),那么場地租賃的預算就很難預測了——通常面議,按日計算,價格與場地人流集中度及展覽時間(是否重要假日等)有關。
        邀請
        不管什么樣的會議或者展覽,主辦者當然希望適宜的對象(客戶)參加。作為主辦者,邀請的方式非常重要。通常情況下,邀請包括信息發布、回執處理、確認通知等3個程序。
        信息發布——從媒體上分有印刷品(包括邀請信函、組織文件、會議通知)、電子郵件、印刷媒介公告、電子媒介公告等幾種形式。通常信息發布包括主題、時間、地點(暫定或者候選)、主要議程及安排、費用及標準等等,有些還附送會議(展)企劃書,可以讓參與者了解參加的意義及對會展的期望。
        回執——對于主辦者來說,回執是對會展企劃活動成功與否的判定標志之一。回執收到后,通常需要統計(在這之前,需要提醒的是回執單的設計非常重要,應當是合理且圓滿的,應當包括如下信息——明確的人數、職務、性別、聯系方式、預計到達目的地時間、迎送要求等等)、確認回執有效(通常以會務費用是否交納為標志),接下來需要做的就是資源分配——主要是展位與酒店住宿的安排,回執確認即確認通知可以在這一切完成后發出。回執可以有多種形式——傳真、信函、電子郵件、網路回執或者電話均可。回執需要注意的是,如果會展課題允許,應該考慮到參與者的特殊要求,譬如家屬、隨行人員、保健要求、交通代理、飲食習慣、住宿要求等,如果回執清楚,那么對會展的有序安排會起到很大幫助。
        確認通知——如果會務費用確認或者有其他方式可以確認,可以發出確認通知。同時發出的應該還有會展的確切地點、時間、議程、簽到程序及會展注意事項等。
        簽到與入住安排
        如果是小型商務會議,簽到相對簡單,僅僅是名錄登記。但如果是大型會議或者展覽,那么簽到就是一項復雜的工作。
通常情況下,會議的簽到與住宿安排連在一起。大型會議如果想要簽到過程不出現混亂,必要的流程及準備是必須的——回執統計表、簽到表格、引導及協助人員、住宿賓館準確的房間數量及房間號、房間分配表、鑰匙、標明入住者姓名及房號的小信封(內裝客房鑰匙,通常酒店可以提供)、入住酒店相對明顯的路徑指示、會議(展覽)須知、會議(展覽)詳細日程、考察線路及參與方式、酒店功能開閉說明及付費標準、返程預定及確認、會務交通使用方式及付費標準等等。如果可能,盡量使用計算機作簽到。一般情況下,簽到服務人員應該不少于6人——工作時間應該根據會展參與人員抵達時間合理分配。
如果事先將回執的項目設計得很周全,對于簽到及入住安排有很大幫助。
餐飲安排
        一般而言,展覽不統一安排餐飲(特邀嘉賓或者重要客戶除外),會議通常統一安排餐飲。餐飲安排通常有兩種形式——自助餐或者圍桌餐。類別有中式、西式及清真系列。
統一安排餐飲的會議,對于成本的控制非常重要,自助餐一般可以發餐券控制(很多酒店對于自助餐的開設有就餐人數的最低要求),可以事先制訂餐標及餐譜,嚴格區分正式代表與隨行人員、家屬,特殊要求者可以和餐廳協商。圍桌式餐飲安排比較復雜——特別是大型會議的時候。圍桌式餐飲安排需要考慮的問題有:開餐時間、每桌人數、入餐憑證、同桌者安排、特殊飲食習慣者、酒水種類及付款等。需要提醒的是,會議前期考察時注意餐廳及用具的衛生情況,不能讓就餐者出現健康問題。如果就餐者無法按時集合就餐,可采取那桌夠人數那桌開席的做法,以保證就餐者的權益。
        交際/酒會
        交際/酒會一般需要細心策劃。酒會的目的是加強公共關系及客戶感情聯誼,所以氛圍十分重要。
        交際/酒會通常在一個環境相對封閉且有特色的地方舉行。涉及的環節有:樂隊(或者音響、音源)、節目及演員、節目單、酒水、水果、點心、燒烤食品、道具、燒烤用具、司儀、交通工具、天氣預報、第二方案、電器技師、保安人員、臨時舞伴、助興煙火、廚師、服務人員等。
        重點:場地、節目、司儀、安全保障、服務程序。
        由于酒會的規模及目的不同,沒有完整的標準酒會模式,只能借鑒一些已經舉辦過的酒會實例。
        新聞發布會
        新聞發布會議形式包括記者招待會、新聞發布會、酒會等。一般來說,酒會更自由、隨意一些,非正式一些,氣氛也相對輕松一些,它可以單獨召開,也可以附屬于其它形式,比如,有的在招待會后舉行酒會或茶會。記者招待會一般是專題性的,以“答記者問”為主要特色。另外,新聞發布會由公關負責人執行即可,而記者招待會一般有更高層次官員出席。在這些形式中,最為常見的是新聞發布會。
        新聞發布會要素:
        ●目的
        ●信息發布的目標受眾
        ●擬邀請對象
        ●發布會規模
        新聞發布會涉及到的事情大同小異,一般來說,包括這幾大部分:
        1、活動策劃與主題確定
        2、節目策劃與議程安排
        3、資料準備
        4、與會人員邀請、溝通與確定
        5、時間、場地落實與場景布置
        6、產品展示、演示與信息發布
        7、現場氣氛控制
        一、清楚發布會所要達成的目標,發布會的類型,以確定其規格、方向和基本風格。
        大體上,新聞發布會可以分為如下幾個類別,而且風格也基本沿用下述套路:
        1、政治性——嚴肅感
        2、高科技產品類——正規中帶有活潑
        3、農業類別——親切、環保
        4、文化類別——文化感、歷史感
        5、一般工業品——科技感、品質感
        6、娛樂類——活潑,前衛
        7、時尚產品——經典中帶有時代氣息
        8、工藝品類——經典、古拙
        9、其他類別——相應的風格
        二、成立籌委會,組織相關的人員,確定組織、人員保障。
        一個發布會牽涉到方方面面,各項工作相互鏈接,相互聯系,彼此交叉,必須統籌安排,多管齊下,同時進行,僅憑一己之力,殊難完成。
        建立組織的原則:一是“專業原則”,專業的人做專業的事,知人善任。比如,經銷商的溝通,市場銷售部門是對口部門。其中,專家、官員溝通一般要公關負責人、企業高層出面,不另設組。新聞界的溝通與資料的準備都是公關部門人員的專業特長,故新聞界的溝通也不另設組;二是“平衡原則”,因事設組,每個組的工作量相對平衡;三是“分工原則”,分工應該明確,職責分明,以防止互相推委的現象,另外,隸屬分工和橫向協作都要明確;四是“扁平原則”,一般在大型的活動中有多層次的“金字塔”結構,但在中型的活動中,不宜層級大多,以保證靈活機動,人員不要太多,精干、高效為要;五是“制度原則”,盡管是臨時性組織,但一旦加入組織機構,人員就應受規章制度的約束。
        發布會通常牽涉到各個部門,一般來說,公司或組織得高層及分管副總會在籌委會中擔任一定的職務。公司高層,甚至于最高領導人會有些講話和表態。在整個活動中,相關部門人員的工作可能在時間上會與其日常工作相沖突,贏得各個部門的理解和支持很重要。
        籌辦新聞發布會,牽扯的精力和時間比較多,條件許可的話,應該請專業公司代理。
        三、確定時間、流程與目標管理,并做好反饋、調整。
        時間的控制,一般以時間進度表(倒計時)的方式來表現。注意在安排的時間上要合理,同時要留有余地,一般來說,前面的時間、進度要安排得緊湊一些,保證后面有時間來調整、完善。
整個活動是一個系統工程,流程管理是指在活動中各項工作內容之間的相互銜接、協調和配合關系及其有機組合的過程管理。比如在活動中,主題內容、意義確定才能確定議程、規格,規模、規格確定才能確定人數,人數確定才能落實場地,場地落實才能現場布置等等。流程管理使總協調人對于整個活動的各個部分有著清晰的認識,便于找出工作的關鍵點、重點、難點,一般以程序框圖表現。
        四、活動策劃、確定活動主題。
        活動策劃主要包括如下內容:
        1、會議議程策劃安排大多數發布會整個過程就是講話,念稿件,例行演示。實際上,盡管發布會是一個正式的會議,但可以做得更活躍一些,尤其是會議的開幕。
        在會議議程安排時,注意緊湊、連貫,從實踐來看,一般控制在一到兩個小時為宜。特別是發言的時間,演講稿件字數應該控制在把問題講清楚的長度,不宜太長,也不宜太短,實踐中,15分鐘到20分鐘之間比較合適。
        2、主題策劃發布會的主題,可以有多種取法,常見的是在主題中直接出現“XXX發布會”字樣,也有的有一個大的主題,下面為正題,也有兩者的結合。
        另外,按照國家新聞出版有關部門的規定,凡是主題中有“新聞”字樣的發布會,須經國家新聞出版部門的審批。一般來說,實踐中,很多企業略去“新聞”字樣,采用其它稱法。
        確定參會人員是一項很重要的工作,也是一個變化較多的因素,而它的變化將影響到整個發布會的規格與規模,進而影響發布會的各個因素。比如,重要人物的出席和缺席可能影響規格,或者方便起見,會議地點或會議的一部分內容改為機場、貴賓室進行,或者時間調整等。因此,這是總協調工作控制的“關鍵點”,宜重點來抓。
參會人員的選擇上,服務發布內容需要的原則,選擇相關性強的人員參加。一般來說,官員都選擇講話較有份量的人物,而專家則是在該領域有建樹或名氣大的人。
        新聞記者則是發布會的重頭,一般來說,先造一份擬邀請的名單,提前一周時間發出邀請函,然后電話落實。時間較突然的新聞事件可以采用電話和傳真的方式。落實好后做好分類的統計工作。
        五、擬定活動策劃案和具體操作方案。
        活動策劃案是指導整個活動的戰略、戰術文本,供策劃活動用。一般來說,會議核心成員才提供。
        具體操作方案則是用于企業內部或者協助代理公關公司,指導整個活動的具體操作,一般比較詳細,具體到每一個人每一步,甚至具體到胸卡的內容,時間上具體到分鐘。一般會議人員人手一份。
        六、新聞通稿及相關資料準備提供給媒體的資料,一般以廣告手提袋或文件袋的形式,整理妥當,按順序擺放,再在新聞發布會前發放給新聞媒體,順序依次為:
        1、會議議程
        2、新聞通稿
        3、演講發言稿
        4、公司/組織宣傳冊
        5、有關圖片
        6、紀念品(或紀念品領用券)
        7、企業新聞負責人名片(新聞發布后進一步采訪、新聞發表后寄達聯絡)
        新聞通稿包括如下:
        1、消息稿。字數較短,一般在1000字以內,發布起來快,有的媒體在發布會結束不到一小時就已經出版。
        2、通訊稿。篇幅較長,內容充實,一般是深度分析,重點報道。消息不能講清楚的背景等問題可以進行詳細闡述。消息一般是一篇即可,通訊稿則可以從不同角度提供多篇,也可以以答記者問的形式表現。
        3、背景材料。
        4、圖片資料。
        以上資料一般以書面形式提供,也可以另外附電腦光盤、軟盤的形式。
        5、重要發言。對新聞記者有用的發言稿。比如,企業最高負責人的發言,技術、營銷分管領導的發言等,有些有新聞價值的代表的發言也可以列入新聞記者的資料中,但是以對記者報道有益為標準。
        6、公司或組織的宣傳冊。
        7、參會重要人物、知名人士材料。
        七、時間選擇與場地落實、現場布置。
        時間選擇在新聞策劃中是一種藝術,發布時機選擇不同,效果迥異。
        企業發布會有時要避開重大的事件、會議,比如“兩會期間”版面較緊張,記者也大多有安排,時間上不能保證。有時則要趨近于某些時機,比如相關性大的時候,起到借勢的效果。
        另外,在時間上,一般選擇人們容易記起的日子,如節日,一月之月初、月末,也要避開一些禁忌日。如果是星期六、星期天或其他節假日,可以考慮在下午進行。
        場地的選擇上,一般綜合考慮以下幾點:
        一、是品位與風格。
        場地可以選擇戶外,也可以選擇在室內,但以室內為常見。因為各方面的配套好一些。
        酒店有不同的星級,從此次發布會來看,選擇五星級或四星級是可以的。
        另外,非正式的會議,或離自然、健康較近的產品屬性,可以選擇在避暑山莊等地召開。
        酒店也有不同的風格,不同的定位,選擇酒店的風格要注意與發布會的內容相統一。
        二、是實用性與經濟性。
        會議廳容納人數?主席臺的大小?投影設備、電源?布景、胸部麥克風、遠程麥克風?相關服務如何?住宿、酒品、食物、飲料的提供?價錢是否合理?有沒有空間的浪費?等等,這些都要考慮。
        三、是方便性。
        離主要媒體、重要人物的遠近,交通是否便利,泊車是否方便?
        現場布置包括:
        1、背景布置。主題背景板,內容含主題、會議日期,有的會寫上召開城市,顏色、字體注意美觀大方,顏色可以企業VI為基準。
        2、酒店外圍布置,如酒店外橫幅、豎幅、飄空汽球、拱形門等,各個酒店有所不同,有的允許,有的不允許。
        3、席位擺放。
        擺放方式:發布會一般是主席臺加下面的課桌式擺放,有的非正式、討論性質的會議是圓桌擺放式。注意確定主席臺人員。不過,很多會議采用主席臺只有主持人位發言席,貴賓坐于下面的第一排的方式。
        擺放原則:“職位高者靠前靠中,自己人靠邊靠后”。
        注意席位的預留,一般在后面會準備一些無桌子的坐席。
        4、相關設備在發布會前要反復調試,保證不出故障。
        5、簽到與迎接:一般在大堂、電梯口、轉彎處有導引指示歡迎牌,一般酒店有這項服務。事先可請好禮儀小姐迎賓。一般會議會要求與會者留下名片,準備好“請賜名片”盒。
        八、現場控制。
        現場控制是體現總協調人應變能力的一環,事實上,一個好的協調人會將工作做在前面:首先是預防變數的發生。比如平時做一些培訓,事前做一些排練。從實踐來看,現場的突變往往是因為溝通不暢,考慮不周,以及禮節上的疏忽。應該重點重視這些方面;其次,要在事前準備好備選方案;再次,注意積累現場的靈活應變的處理技巧。
        對于前來的官員、經銷商要有人陪同和溝通,對于前來的記者,應該一視同仁,不能對A媒體公開某些情況而對B媒體則保密。對于記者個人挖掘的新聞一般不宜轉告他人。
        在氣氛的控制上,總協調人處于一個平衡的“重心”上,氣氛輕松活潑,與會者的心情也會舒暢。另外一個重要因素是主持人,如果是自己主持則會好一些,但往往是分身乏術,因此在發布會中,需要提前安排好一些事情,事先要與主持充分溝通,讓他(她)對整個會議的風格有個大致的了解與把握。
        在產品的演示講解過程中,可以用一些現代科技手段,結合做好的示意圖、三維圖形、錄相、幻燈片等,以助與會者的理解。
        答記者問上,一般來說,由一位主答人負責回答,必要時,如涉及到專業性強的問題,由他人輔助。
        在國內,大多數記者不會提惡意刁難的問題,有時連善意刁難的問題都少涉及到,往往覺得太不精彩。事實上,提問能夠反映記者對會議內容理解、把握的廣度和深度,是記者站在大眾的立場提出爭議點、重點、難點和大眾關心的“點”,更有助于傳播。
        發布會前一般會準備記者答問備忘提綱,并在事先取得一致意見,尤其是主答和輔助答問者要取得共識。
        在發布會的過程中,對于記者的提問應該認真作答,對于無關或過長的提問則可以委婉禮貌地制止,對于涉及到企業秘密的問題,有的可以直接、禮貌地告訴它是企業機密,一般來說,記者也可以理解,有的則可以委婉作答。不宜采取“無可奉告”的方式。對于復雜而需要大量的解釋的問題,可以先簡單答出要點,邀請其在會后探討。
        整個會議應有正式的結尾。如果發布會安排在晚餐或午餐前結束,則應該有酒會或自助宴會等,在會議結束時,由主持人通知時間與地點。
        發布會后,宴會前,一般在貴賓室安排更深入的采訪。
        研討會議
研討型會議通常專業性較強,參與的人數不是很多,除非是行業標準討論,一般不會超過100人。這類研討會的關鍵點是會場及地點選擇。
會場——除一般性的主會場外,通常需要一些小型會所以便分組討論。主會場的布置除保留主持人外,其他座位應當體現平等精神,發言用的麥克風應該每個座位都有——除非人數小于15人。
關于地點,通常選擇相對封閉、安靜、利于保密的地點,最好能在郊區環境優美會所——應當滿足夜間娛樂休閑、團隊精神訓練、場景變換、交通相對方便等要求。
培訓會議
培訓會議也是專業型會議,通常是企業內部或者教育部門舉辦。除帶有研討性質外,更多的是技能交流及知識傳授,所以培訓會議對場地的要求相對較高——除了一般的封閉式會場外,應該還有各類拓展訓練設施或者場地,可能的話還應該有高品質的休閑放松場地。培訓會議的關鍵點:場地、培訓設施及培訓師。
社團會議
社團會議通常為純會議,往往需要發布一些宣言或者決議之類的書面信息。所以社團會議經常配合新聞發布會舉行。舉行此類會議,表決設施、現場會員排序及會場控制是關鍵。作預算的時候應當考慮新聞傳媒成本——包括記者的邀請、交通、住宿及餐飲安排等。
公益性/技術性論壇
此類會議多為公開性會議,系列分會將是此類會議的特點,所以會議場所的選擇非常重要,基本要求是可以分割或者主會場附帶小會場,對會議設施要求也比較高——同聲傳譯、傳媒記者招待、多媒體、視頻直播以及討論場地等均有可能要求提供。此外,如果會議主辦地的會場不能滿足幾種分割要求,那么會務交通就成為需要重點考慮的內容。
訂貨交流會議
此類會議實際上兼有展覽性質,因此會場的要求相對特別。理想的場地應該是專門的展覽館或者會展中心,帶有商務會所或者類似場地則再完美不過。如果是小型訂貨交流會,可以設立在大型商務型酒店。組織或者代理此類會議的關鍵點是:場地選擇、會場控制、展覽布置。
秘書服務
所謂秘書服務指向會展主辦方提供各類文秘、勤雜、臨時采購、臨時司乘、向導等服務。這些服務通常是臨時或者按時提供的,在預算時通常按類別籠統計算,不在細分——可以按不可預計費用或者按其他類別計算。如果通過代理公司操作,那么告訴代理公司作好隨時服務的準備很有必要。代理公司與主辦方之間的最后服務費用核算將通過雙方指定的聯絡人互相簽單認可,由雙方財務或者相關人員核定。
茶歇
茶歇對于一般的大型會議而言可能不需要,中、小型會議,特別是公司或者組織高層會議,會間茶歇是很重要的。茶歇的定義就是為會間休息兼氣氛調節而設置的小型簡易茶話會,當然提供的飲品可能不限于中國茶,點心也不限于是中國點心。
通常茶歇的準備包括點心要求、飲品要求、擺飾要求、服務及茶歇開放時間要求等等,一般不同時段可以更換不同的飲品、點心組合。大致上茶歇的分類是中式與西式。中式的飲品包括礦泉水、開水、綠茶、花茶、紅茶、奶茶、果茶、罐裝飲料、微量酒精飲料,點心一般是各類糕點、餅干、袋裝食品、時令水果、花式果盤等等。西式茶歇飲品一般包括各式咖啡、礦泉水、低度酒精飲料、罐裝飲料、紅茶、果茶、牛奶、果汁等等,點心有蛋糕、各類甜品、糕點、水果、花式果盤,有的還有中式糕點。
翻譯
可能有的人認為翻譯只是傳聲筒,是一個工具,所以會議翻譯的安排就如同其他道具那樣很簡單,只要 “采購”就可以了。其實,翻譯是工具不假,但翻譯是個特殊的工具,是擔負思想傳遞的具有思維方式的人(有時候還是會談僵局的潤滑劑或者緩沖劑)。所以翻譯,特別是臨時聘請的翻譯值得認真對待。
很多所謂翻譯不是通才(換言之,除翻譯者本身已經掌握的知識外,可能對其他領域的連概念都沒有),而會議涉及的專業術語往往很多,而且通常是很生僻的單詞或者組合詞,因此提前溝通十分必要。再者,應當告訴翻譯發言者通常的語速,有條件的可以把以往的映像資料交給翻譯,讓其熟悉一下,并告訴翻譯本次會議大致的研討或者涉及的內容。當然為了商業秘密不外瀉,對翻譯必要的約束是應該的——通常以書面形式約定在多長時間內接觸機密的翻譯不得對外界透露,在此期間內雇用方有權要求翻譯保密,并有權要求翻譯賠償由于泄密而帶來的損失。
車輛調度
重要的國際性會議、行業重要會議、知名公司全球或者大區會議,參與者通常人數較多,身份較高,如果在主辦者所在地,車輛調度可能不成問題,如果在異地舉辦,那么車輛調度就值得好好研究。通常,異地舉辦會議基本上委托當地專業機構代理,車輛調度涉及到主辦者與代理方的溝通,還涉及到會議舉辦地的車源問題。對于主辦方,通常只提出用車要求及安排要求,而代理公司則要考慮時間安排、預定的合理車輛數量、行走時間及線路等等。因此,主辦方應該提前告訴代理方相對準確的與會者抵達時間、人數、此時間段內抵達客人的身份及車輛使用標準,并告訴代理方如果出現與預告情形不符時希望采取的彌補措施及愿意為此承擔的代價。
健康保障
一般情形下,健康保障不需要列入會議或者展覽企劃。但對于特殊會議如有高齡知名學者、身體殘疾專家或者政府官員參加的一些會議,那么健康保障就應該納入會議企劃內。主要內容包括舉辦地醫療信息的收集、特色專科分布、急救車輛呼叫及費用支付辦法、常用藥品少量采購、無障礙通道及洗浴衛生設備的改造等等。
保險知識
組織展覽需要辦理保險。展覽會組織者一般不負責展出者展品的丟失、損壞和人員的傷亡事故,以及在展臺內發生的第三者傷亡事故。因此,展出者需要自行安排保險。保險涉及投保險種、投保金額、投保期限等問題。保險不僅涉及展品和運輸,還涉及展臺人員、參觀者等。
展覽涉及的險種比一般人想象的多,包括展覽會取消險、展覽會推遲險、政治險、雇工責任險、運輸險、戰爭險、火險、盜竊險、破損險、人身傷害險、公眾責任險、人身事故險、個人財產丟失險、醫療保險等,名目繁多,比較冷僻的險種有展覽會附屬研討會主要發言人未出場險。但是,展出者沒有必要投保所有險種,根據規定和需要選擇險種投保。基本險包括展品、運輸、人身、第三者有關險種。展覽會組織者、運輸公司、施工管理部門等會規定了一些強制性的保險要求,這些規定應予以執行。此外,展出者可以根據自己的實際需要辦理其他險種。對于展出者,主要投保險以及辦理投保需要注意事項如下:展品和道具險,保期要包括運輸和展覽會過程。投保險種有展品的盜竊險、道具的火險等。
運輸險,為安排展品在動輸和展覽過程中的保險。在展品發運并取得提單后,按清冊價辦理保險手續。一般辦理一切險,并取得保險單。保險期從貨物在國內倉庫發運至運回國內倉庫止。分保業務可交由承保行辦理。其他險種根據強制性的保險要求以及實際需要視具體情況決定,比如戰爭險。在運輸途中貨物發生破損丟失,應設法向事故責任方取得理賠單證。若無法取得理賠單證,則要求責任方寫證明書。受損方填寫受損報告書,連同索賠清單交承保公司辦理索賠手續。索賠期一般為一年。
第三者責任險,為防止施工期間施工人員的事故、防止參觀期間參觀者的意外傷害,比如展架倒塌壓傷參觀者,應在展覽施工和展出期間投保第三者責任險。
展出人員險,包括醫保險、人身事故險、個人財產丟失險等。比如,飛機還未能達到百分之百的安全,因此,有些展出者為其展臺人員辦理乘坐飛機的人身險。這是在飛機票價內的保險之外加辦的保險,萬一出現事故,事故受損方將獲航空公司和保險公司兩筆賠償。
保險應當是展覽業人士所掌握的業務,大部分展覽保險是展出者概括成運輸、施工等規定條款聽取保險公司建議后安排的。展出者一般可以使用有長期關系的保險公司。如果展覽會所在地有規定必須使用指定保險公司,在了解清楚后按規定辦。展覽會組織者通常會推薦可靠的保險公司。有些專業的展覽保險公司可以提供一攬子展覽保險。
如果展出者辦有長年保險,可以不再專門為展覽辦理保險。只需要將展覽保險納入長年保險范圍之內既可,保險公司可能不會增加保險金。如果是集體展出組織者投保,如果有長業務關系,保險公司也可以提供優惠標準。
集體展出組織者一般不會承擔保險費用,但是往往會統一辦理保險。集體辦理保險可以省去參展者精力,費用均攤標準也會低一些。
保險最重要的單證是受保險單。其他可能使用的單證有受損報告書。
禮儀與迎送
對于會議而言,必要的禮儀顯得溫馨。禮儀工作一般包括模特召集、程序分解、簡單培訓、服裝道具準備、禮儀執行等。
值得注意的是禮儀的文化素質及外語基本技能考察,而不能簡單看形體決定是否聘請,另外一點就是禮儀的個性是否符合工作要求。
各種主題的會議對禮儀的要求不一樣,學術性會議、政府性質會議要求模特的著裝比較素雅,不能搶了專家及政府要員的形象,而銷售類會展則需要模特為企業及產品錦上添花,盡量著裝鮮艷,與企業或產品的品質形象要求一致。
展覽禮儀企劃
展覽會以其獨具的專業性、針對性的特點逐漸成為國際、國內企業直接面對客戶,展示自己的極好工具。與次同時一種新的禮儀文化隨之誕生,既展覽禮儀。展覽禮儀最早形成于40年代法國巴黎的一次展覽會,之后在70年代形成規模,并逐步向專業化、正規化發展,80年代末90年代初,展覽禮儀在我國也逐步發展起來。
禮儀企劃既是通過專業策劃公司的精心策劃,為參加展覽會的公司提供最完美的參展活動設計方案。它包括硬件的展位、展臺布置,以及與之配合的各種聲、光、電效果;軟件的宣傳促銷活動、展覽禮儀模特的培訓及包裝等,使公司的優勢最大限度地表現出來。公司參加展覽會的主要目的無非是提高公司的知名度,吸引客戶,洽談合作,在客戶心目中樹立自己良好的品牌形象。但是要達到這些目的的前提條件必須是:先把盡可能多的人吸引過來。參展企業通常把這個任務交給展覽禮儀企劃公司來做。
如何進行展覽禮儀策劃,使企業在萬商云集中能一枝獨秀呢?
1、要了解展覽會的類型、企業品牌、產品特點、展臺風格、展位的周邊環境及競爭對手的情況;
2、通過所掌握的資料進行整個禮儀活動的創意策劃。例如要達到影視效果、解說效果、配音效果等等;
3、根據展示風格,選擇禮儀小姐是活潑開朗型、小巧玲瓏型還是現代表演型模特;
4、根據選擇的模特進行服裝的設計制作,展覽服裝要求新奇悅目,可按創意分為穩重型和明快型。總之能充分表現一個企業的特色;
5、根據創意將模特進行分工,例如:解說員、演員、展示員、接待員進行人員培訓;
6、展覽期間禮儀企劃公司的管理及禮儀小姐的發揮也對展覽的成功有著很大影響。 1996年中國國際汽車展中,世界名車云集,盛況空前,取得極大成功。在成功的背后,展覽會中的禮儀企劃功不可滅。奔馳、寶馬、本田、三菱等名車不僅在展臺設計、技術專業人員上花了大力氣,更在禮儀策劃、人員的選擇培訓,服裝的選擇等方面下了功夫。當我們走進展覽會,本田小姐嗓音清澈的解說,讓人贊嘆不已;福特小姐的現場表演讓人流連忘返,精美的展臺、高雅的小姐,更顯示出汽車的名牌。這些展覽禮儀小姐與汽車的品牌、車型、風格、特點巧妙融合,相得益彰,體現出展覽禮儀企劃的精細和獨具匠心。伴隨汽車展的轟動效應,展覽禮儀企劃更加受到人們的重視。
提到模特,一般人會想到時裝表演,而對展覽模特的了解卻較為淺淡。人們通常認為,展覽模特不就是請幾位漂亮的小姐,站在那里發資料嗎?這里僅說對了一點,漂亮小姐發資料是為了推廣企業形象,但這些還遠遠不夠,單單是漂亮的小姐還不能勝任展覽禮儀模特,展覽禮儀模特還要具備良好的公關素質。如:應變能力,動聽的聲音,流利的解說能力,服裝模特的表現能力,豐富的禮儀常識等。有的企業認為本公司中的專業技術人員,完全可以應付,就可不需要禮儀企劃——不錯,技術人員可以應付技術問題,可是技術人員很難在短時間內吸引客戶視線,除非技術人員有著模特般的氣質與形象。
關于禮儀小姐及禮儀企劃在展覽上的運用,可以舉個例子:在中國國際展覽中心的一次國際制冷展上,美國“TRAE”公司憑著出色的展覽設計及禮儀模特企劃,獲得了極大成功——人們紛紛被“TRAE”獨特的展示設計所吸引。在亮麗的背景幕布上,懸掛著一張巨幅風景畫,象征著“TRAE”公司為改善人們的生存環境而奮斗的目標。在展臺上,兩位美麗動人的小姐帶著微笑和來賓合影,一位專業攝影師用一次成像的相機把這一幕變成永恒。短短幾天,大約4,000人得到了自己與“TRAE”小姐的合影的照片。“TRAE”公司成功的展覽禮儀企劃,一時被傳為佳話。
展臺人員訓練
為了保證良好的展出效率和效果,在配備展臺人員之后,必須對他們進行培訓。不論是臨時雇傭人員還是固定工作人員包括公司高級人員都應當接受培訓。培訓的目的是使展臺人員了解展出目的,掌握展臺工作技巧,培養合作及集體精神。
如果條件許可就安排比較正規的培訓,至少要在開幕前進行簡單的工作交代和技術指導。培訓工作可以在選定展臺人員后即著手進行。比較正規的培訓形式包括籌備會或培訓班,時間可以是半天至兩天,但地點要專門安排。要盡量使用教學輔助工具,比如投影儀、講義等。培訓方法要盡量正規,越正規,越顯示組織者的重視,培訓效果也就越好。若有主要負責人參加展覽,也應參加訓練,這對提高訓練效果有利。
培訓內容要有系統,培訓材料要編印成套。歐美一些國家的展覽行業協會、展覽研究機構、展覽咨詢公司安排專門的展覽培訓,有專門的展臺工作培訓教材、錄像帶等,可以購買參考使用。培訓教材應該標明秘密程度,培訓內容和步驟可以分為三部分:
1、情況介紹。包括人員介紹、籌備情況介紹、展出情況介紹等。情況介紹的目的是使展臺人員熟悉展出背景、環境和條件。
●首先相互自我介紹,培訓者和接受培訓者自我介紹,不僅要介紹姓名、工作,還要介紹在展覽方面的知識和經驗。
●展出介紹,包括展覽會和展臺情況。展覽會情況,包括名稱、地點、展出日期、開館時間、場地平面、展館位置、出入口、辦公室、餐廳、廁所位置等,展臺情況包括展出意圖、展出目的、目標觀眾、展臺位置、展臺序號、展臺布局、展出工作的整體安排等。
●展出活動介紹,包括記者招待會、開幕儀式、館日活動、貴賓接待活動等,并對展臺人員提出相應的工作要求。展品介紹,要詳細介紹每一項展品,其性能、數據、用法、用途等。市場介紹,包括銷售規模、銷售渠道、規章制度、特點習慣和銷售價格等。
2、工作安排。向展臺人員布置展臺工作,并提出要求和標準,必須使展臺上的每一個人知道、理解展出目的;布置展臺工作,包括觀眾接待、貿易洽談、資料散發、公關工作、新聞工作以及后續工作等,進行分工,提出要求;管理安排,包括工作時間、輪班安排、每日展臺會議、記錄管理等;行政安排,包括展臺人員的宿、膳、行、日程等安排。展出主要是為了成交,展臺工作準備就是圍繞此開展,包括市場調研、準備貨源、準備產品資料、準備貿易條款等。
3、技術訓練。主要訓練展臺的接待和推銷技巧。展臺工作與其他環境下的工作有所不同,即使是有經驗的推銷人員也應接受展臺技巧培訓。可以使用模擬方式并應準備完善、系統的培訓資料。另外,如果可能,要培養展臺人員認真的工作態度、協作精神和集體感。
秩序維護
對于會議或展覽而言,無不希望有良好的秩序。小型會議(特別是企業或者)的會議秩序基本不用控制,但大型會議及展覽,秩序的控制就顯得很重要。
大型會議可以采用代表證或者入場券方式控制,如果需要保密,代表證可以特制,印制有代表的數碼身份照片,會場入口設立保安;
展覽的控制比較復雜,因為展覽主辦者關注的和展商關注的不是同一個目標。展覽主辦方需要控制的秩序,而展商需要的是信息最大化以及信息獲取的便利性。有些展覽附帶有展中會,還有的帶有技術交流或者論壇性質,所以通常會對所有展商或者參展人員進行身份及級別分類,以保證技術交流或者論壇不被外界或者無關的展商干擾。控制的手段有帶條形碼的參展證(需配備讀碼機)、或者磁卡式代表證。為同時滿足展商信息最大化的需求,國外開始引入電子名片管理。
電子名片
傳統的展會上,少不了的是滿天飛的名片,參展商在每天展會結束后總要花上一兩個小時整理名片。想取代這些繁瑣,可以使用電子名片。
所謂電子名片,通常用磁卡或帶條形碼的材料制作——可以說是為參展商和參觀者特制的參展證。在簽發該證前,組委會會要求參展商或參觀者輸入個人資料,包括公司名稱、聯絡辦法、本人職銜、公司性質和業務范圍等,然后把這些資料存入卡中。同時,組委會會購置這類磁卡或條形碼的讀取設備供出租,參展商可以自由選擇租用與否。參展商租用設備后,只需把設備連接到自己的電腦上就可以開始使用。買家需要把名片給參展商時,只需要把存有自己資料的入場證在讀取設備上劃過,所有資料就會在眨眼間被傳輸到參展商的電腦里。參展商還可以把雙方談話的要點記錄在相應備注欄里,做到十分有條理地管理買家資料。
盡管這些設備比較昂貴,但可以由展會組委會統一購買、重復使用,參展商只需付出較低的價格向組委會租用,十分實惠和方便。如果每個參展商及買家都使用電子名片,展覽會甚至可以像地下鐵路入口那樣管理而且可以準確的記錄入場人數。
會展考察/旅游
實際上,會展考察或者旅游大都是為嘉賓特別安排的、具有公關性質的行為,當然不排除部分行為是真正的商務考察(為獲取行業或者相關行業信息而舉行的市場調研性質的動作)。
1、 真正的商務考察:此類商務考察實際上主辦者已經作好安排,需要會展中介公司提供的服務只是目的地住宿餐飲預定與安排、交通工具、司乘人員及向導,可能的話需要中介公司協助解決媒介邀請及映像資料攝制。中介公司的職能大體等同于主辦者的前導服務及后勤保障部門。
2、 會展旅游:一般而言,會展旅游基本安排短線旅行,旅程很少離開會展舉辦地500公里以上,時間不會超過48小時(大多數為24小時以內)。少數旅程可能超過1000公里以上,時間可以長達一周——甚至可以跨國旅行。此時中介公司的作用就相當于旅行社,將提供線路咨詢、線路包價購買、導游、景點票務、車輛、住宿餐飲安排、旅游保險購買、落實異地返程票務等服務。
展覽設計
如果說展覽是一臺戲,展覽設計就是戲劇的主題思想。有的時候展商可以自己提出總體要求,而有的時候,展商可能沒有提煉,需要展商與中介公司溝通后共同制定。
國內的展覽設計基本上還處于抄襲國外展覽設計的階段,可使用的材料及展商愿意承受的成本也與國際相差甚遠,所以在設計上一般都要考慮成本,其次再考慮創意。
設計的基本框架應根據展商的行業屬性、展出參觀者群體、展覽場地背景以及空間設定,露天展覽在選材上還要考慮氣候及安全因素。
展覽設計在造型選擇上是幾乎無限的,以下是一些經驗總結:
1、造型要考慮展位利用率的最大化;
2、造型要考慮人流心理及流向;
3、造型應當符合參觀對象的審美導向;
4、造型要考慮施工難度及成本因素;
5、造型還要考慮安全性。
在展覽設計上,材料的使用與選擇也是關鍵。有些展覽類別需要沉穩,而有點展覽需要活潑,有的需要展現科技,有的需要顯示環保,還有的需要表現藝術或者人文或者社會公益,總之,表現的主題對材質的選擇是個考驗,在這方面,會展中介機構比展商有專業優勢。現代科技發展很快,新材料、新光源、新媒體層出不窮,而中介公司除可以敏銳的為展商提供展覽設計趨勢及對象的審美導向外,更可以為展商提供成本節約方法。
■產品展位裝潢及展具使用
盡管中國產品一向以價廉物美著稱,但不可否認在整體形象上仍上不了檔次。許多廠家除了在產品的設計和裝潢包裝上下工夫外,往往忽略了參展時展位的裝飾——這也會對產品形象產生影響。
在一些著名展會里,國內企業的攤位很多仍停留在“三板一桌加兩凳”的水平,呆板且毫無新意。據統計,在大型展覽里,過半數的參觀買家在展場停留的時間不足8小時。而很多國外企業卻能有效地吸引這些買家,在短短的時間內令買家對自己的產品留下深刻印象。這除了由于產品質量過硬,設計新穎外,別出心裁的攤位設計和裝潢功不可沒。
現在流行的展示用具主要有3大類:一次性使用展具、循環便攜式展具及循環租用式展具。
一次性使用展具一般是由較有實力和較具創意的展覽工程公司為客戶度身訂造,所選材料多為木制品,優點是可因地制宜,通過千變萬化甚至超越想象,隨心所欲的造型來充分體現企業和產品的形象。但其不足之處是一旦成形就不易改變,而且單次使用價格較高,通常不可多次使用。
循環租用式展具通常由于材料昂貴,使用者并不必擁有器材的物權,可向專業展覽工程公司租用。優點是結構堅固,器材耐用,通過鋼制支架拼制造型,在三維視覺上豐富多變而且可隨時更改,即使在同一次展會里亦可每日變樣,不足之處是價格較高,不易攜帶。
最普遍使用的要數循環便攜式展具。這種展具一般采用可折疊的支架輔以噴涂精美的宣傳圖片,既有流暢的整體線條而不必拘于傳統的三面圍板式結構,能較突出地體現公司形象和傳遞產品信息。這種展具優點是價格相宜,便于攜帶,標準的展具拆卸折疊后一人就可以進行搬運,十分適合長途運輸。外觀上,它還可以在結構允許范圍內改變開頭也可以通過更新宣傳圖片以配合新產品。不足之處是變化不及其它兩種器材多樣化。總的來說,對國內一般廠家參展來說,較適合使用第3種便攜式展示用具,只需不多的投入就可打破傳統的形象宣傳方式,而且可循使用。
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